تُشغَّل منصة eSanad (التطبيق والموقع الإلكتروني والبوابات التابعة لها) من قبل شركة الرمز للحلول الذكية، سجل تجاري رقم 1415577، ولاية بوشر – محافظة مسقط، سلطنة عُمان («الشركة» أو «نحن»). الشركة هي «المتحكم» في بياناتك الشخصية بالمعنى الوارد في قانون حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 6/2022 وتعديلاته الصادرة بالمرسوم السلطاني رقم 68/2026، ولائحته التنفيذية.
eSanad منصة وسيطة غير حكومية. تساعدك على تقديم طلبك لتخليص المعاملات إلى المكاتب المرخصة المنضمة إليها (مكاتب سند، ومكاتب تعقيب المعاملات، ومكاتب الوساطة العقارية، والمكاتب السياحية). ولا تصدر المنصة أي موافقات أو قرارات حكومية.
| الفئة | أمثلة | الغرض | إلزامية؟ | أثر عدم تقديمها |
|---|---|---|---|---|
| بيانات الحساب | الاسم، رقم الهاتف، البريد | إنشاء الحساب والتحقق والتواصل | نعم | تعذّر استخدام المنصة |
| بيانات الطلب والمستندات | البطاقة الشخصية والمستندات التي تشترطها الخدمة | تنفيذ الخدمة عبر المكتب الذي يقبل الطلب | نعم، بحسب الخدمة | تعذّر تنفيذ الطلب |
| المراسلات وحالة الطلب | المحادثات مع المكتب، مراحل التنفيذ | المتابعة ومعالجة الشكاوى | نعم | تعذّر المتابعة |
| بيانات الدفع | مرجع العملية، المبلغ، الحالة | التحصيل والاسترداد والمحاسبة | نعم | تعذّر الدفع |
| البيانات التقنية | نوع الجهاز، سجلات الدخول | الأمن ومنع الاحتيال | نعم | — |
| الموقع الجغرافي | موقع الجهاز لحظة الاستخدام | عرض المكاتب القريبة منك، وإرشادك إلى المكتب الذي قبل طلبك، عند طلبك فقط. ويُحفظ مع سجل الطلب لترجع إليه عند مراجعة طلباتك السابقة، ولا يطّلع عليه المكتب | لا (اختياري) | لا يؤثر على تقديم الطلب |
نطلب الحد الأدنى من المستندات اللازمة لكل خدمة، وتظهر لك قائمتها قبل التقديم. ولا نطلب بيانات صحية أو حيوية أو متعلقة بالإدانة الجزائية ونحوها مما ورد في المادة (5) من القانون. ولا تتضمن الخدمات المعروضة حالياً أياً منها، ولا نضيف خدمة تتضمنها إلا بعد الحصول على تصريح الوزارة.
التحقق في البوابات الحكومية: لا تتم أي عملية تحقق باسمك في البوابات الحكومية إلا بموافقتك. ولا نطلب أبداً بيانات بطاقتك المصرفية الكاملة.
| الجهة | ما تطّلع عليه | الموقع |
|---|---|---|
| المكتب الذي يقبل الطلب | بيانات الطلب ومستنداته بعد قبوله فقط، لتنفيذ الخدمة. وقبل القبول لا ترى المكاتب المنضمة إلا نوع الخدمة | داخل السلطنة |
| الجهة الحكومية المختصة | ما يقدمه لها المكتب لإنجاز المعاملة | داخل السلطنة |
| مزود الدفع: ثواني | بيانات العملية اللازمة للدفع | داخل السلطنة |
| مزود الاستضافة | تخزين البيانات بموجب عقد معالجة، دون استخدامها | داخل السلطنة |
| خدمة واتساب (Meta) | رقم الهاتف، ورمز الدخول، وإشعارات حالة الطلب وفاتورة الدفع إذا لم تفعّل إشعارات التطبيق، دون أي مستندات | خارج السلطنة |
| الجهات الرقابية والقضائية | ما يُطلب وفق القانون، ومنها وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات | داخل السلطنة |
يظهر لك قبل إرسال الطلب أنه سيُعرض على المكاتب المرخصة المنضمة، والمستندات التي ستصل إلى المكتب الذي يقبله. ويظهر لك اسم ذلك المكتب فور قبوله. المكتب ملزم تعاقدياً بالسرية، وبعدم استخدام بياناتك لغير طلبك، وبحذف أي نسخة محلية فور اكتمال الطلب. لا نبيع بياناتك، ولا نستخدمها للإعلان دون موافقتك.
تُخزَّن بياناتك ومستنداتك، والنسخ الاحتياطية لبياناتك، داخل سلطنة عُمان لدى مزود استضافة محلي. لا ننقل بياناتك الشخصية خارج السلطنة إلا في الحالة المذكورة في البند 4، وفق المادة (23) من القانون وضوابطها، وبمراعاة اختصاصات مركز الدفاع الإلكتروني.
نمحو البيانات فور انتهاء الغرض منها. ولا نحتفظ بها بعد ذلك إلا لنزاع قائم أو لالتزام قانوني (المادة 15 المعدّلة).
| البيانات | مدة الاحتفاظ | السبب |
|---|---|---|
| مستندات الطلب | تُحذف آلياً فور اكتمال الطلب | انتهاء الغرض. وإذا وُجدت شكوى أو نزاع قائم تُحفظ حتى إغلاقه (المادة 15/أ) |
| سجل الطلب دون مستندات | مدة بقاء الحساب | عرض سجل معاملاتك |
| السجلات المالية | 10 سنوات تالية لانتهاء السنة الضريبية، حتى بعد حذف الحساب | التزام قانوني (المادة 15/ب): المادة 70 من قانون ضريبة القيمة المضافة الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 121/2020 |
| سجلات التدقيق والأمن | 12 شهراً | الرقابة وحفظ الأدلة الرقمية |
| الموقع الجغرافي | مع سجل الطلب، مدة بقاء الحساب | الرجوع إليه عند مراجعة الطلبات السابقة |
لا تشمل النسخ الاحتياطية مستندات الطلبات، فلا تبقى منها أي نسخة بعد حذفها من النظام. ولا يشمل حذفنا الملفات الموجودة على جهازك، ولا ما قدمه المكتب إلى الجهة الحكومية، لأنها تحتفظ به وفق أنظمتها.
يُرسل رمز الدخول إلى رقم هاتفك عبر واتساب، وهي خدمة تديرها شركة Meta من خوادم خارج السلطنة. ولا يتوفر حالياً بديل لإيصال الرمز، لذلك يُعد هذا الإرسال لازماً للدخول إلى التطبيق، إلى حين تفعيل الدخول عبر ثقة. وإذا لم تفعّل إشعارات التطبيق، تصلك عبر واتساب أيضاً إشعارات حالة الطلب وفاتورة الدفع، دون أي مستندات. وعند تفعيل الربط مع منظومة الهوية الرقمية الوطنية (ثقة)، يتم التحقق عبرها، ونتلقى منها البيانات اللازمة للتحقق فقط.
إذا قدّمت طلباً نيابةً عن شخص آخر، فعليك إرفاق ما يثبت صفتك أو تفويضك. وإذا كان الطلب يخص طفلاً (من لم يكمل الثامنة عشرة)، فلا يقدّمه إلا ولي أمره أو من يفوّضه ولي الأمر كتابياً، بعد الإقرار بالولاية أو التفويض وإرفاق ما يثبتها. ولا نعالج بيانات الطفل إلا لتنفيذ ذلك الطلب (المادة 6 من قانون حماية البيانات الشخصية).
قد تستخدم المنصة المعالجة الآلية في بعض عملياتها، مثل إعادة حالة الطلب تلقائياً عند فشل عملية الدفع، وحذف البيانات المخزَّنة مؤقتاً فور انتهاء الغرض منها، وفق السياسات والضوابط والقوانين المعمول بها. ولا تُتخذ عبرها قرارات بقبول طلبك أو رفضه. ويحق لك الاعتراض على أي نتيجة آلية وطلب مراجعتها من موظف مختص (المادة 14 المعدّلة).
وتُبرم الشركة عقوداً مكتوبة مع المكاتب ومزودي الخدمة تلزمهم بالسرية والحذف والتدقيق.
عند وقوع اختراق يهدد حقوق أصحاب البيانات:
يحق لك، وفق القانون:
تُقدَّم الطلبات كتابةً مجاناً إلى مسؤول حماية البيانات، أو من داخل التطبيق. ونبت فيها خلال 45 يوماً، مع بيان سبب أي رفض. وإذا رأيت أن معالجة بياناتك تخالف القانون، فيحق لك التقدم بشكوى إلى وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات (المادة 12).
يمكنك حذف حسابك من: الإعدادات ← الملف الشخصي ← حذف الحساب. ننفّذ الحذف بعد اكتمال أي طلب مفتوح، ونحتفظ فقط بما يلزم القانون بحفظه، وفق الجدول في البند 6.
يتولى المكتب الذي يقبل الطلب تنفيذ الخدمة وفق ترخيصه، وتبقى قرارات القبول والرفض للجهة الحكومية المختصة. والشركة مسؤولة عن المعالجة التي تتم ضمن سيطرتها في الحدود المقررة قانوناً. ولا ترتبط المنصة آلياً بأنظمة الجهات الحكومية أو بأنظمة المكاتب، ولا يوجد أي تبادل آلي للبيانات معها.
ننشر كل تحديث برقم إصدار وتاريخ نفاذ. ونخطرك بالتغييرات الجوهرية عبر التطبيق قبل سريانها، ونطلب موافقتك مجدداً متى استلزم القانون ذلك.
This English version is provided for convenience. In case of any discrepancy, the Arabic version prevails.
The eSanad platform (the app, website and related portals) is operated by The Code for Smart Solutions (شركة الرمز للحلول الذكية), Commercial Registration No. 1415577, Bawshar, Muscat Governorate, Sultanate of Oman (the “Company”, “we” or “us”). The Company is the “Controller” of your personal data within the meaning of the Personal Data Protection Law issued by Royal Decree No. 6/2022, as amended by Royal Decree No. 68/2026, and its Executive Regulations.
eSanad is a non-governmental intermediary platform. It helps you submit your transaction-processing request to the licensed offices that have joined it (Sanad offices, transaction follow-up offices, real estate brokerage offices and tourism offices). The platform does not issue any government approvals or decisions.
| Category | Examples | Purpose | Mandatory? | If not provided |
|---|---|---|---|---|
| Account data | Name, phone number, email | Creating the account, verification and communication | Yes | The platform cannot be used |
| Request data and documents | ID card and the documents required by the service | Performing the service through the office that accepts the request | Yes, depending on the service | The request cannot be performed |
| Messages and request status | Conversations with the office, processing stages | Follow-up and complaint handling | Yes | Follow-up is not possible |
| Payment data | Transaction reference, amount, status | Collection, refunds and accounting | Yes | Payment is not possible |
| Technical data | Device type, access logs | Security and fraud prevention | Yes | — |
| Location | Device location at the time of use | Showing offices near you and directing you to the office that accepted your request, only when you ask. It is kept with the request record so you can refer to it when reviewing past requests, and it is not visible to the office | No (optional) | Does not affect submitting a request |
We request only the minimum documents needed for each service, and their list is shown to you before you submit. We do not request health, biometric, criminal-conviction or similar data listed in Article (5) of the Law. None of the services currently offered involves such data, and we will not add a service that does without first obtaining the Ministry’s permit.
Verification on government portals: No verification is carried out in your name on government portals without your approval. We never ask for your full bank card details.
| Party | What it can access | Location |
|---|---|---|
| The office that accepts the request | The request data and documents, only after it accepts the request, to perform the service. Before acceptance, the offices that have joined see only the type of service | Inside Oman |
| The competent government entity | What the office submits to it to complete the transaction | Inside Oman |
| Payment provider: Thawani | The transaction data needed for payment | Inside Oman |
| Hosting provider | Storing data under a data-processing contract, without using it | Inside Oman |
| WhatsApp service (Meta) | Phone number, login code, and request-status notifications and the payment invoice if you have not enabled app notifications, without any documents | Outside Oman |
| Regulatory and judicial authorities | What is requested in accordance with the law, including the Ministry of Transport, Communications and Information Technology | Inside Oman |
Before you send a request, the app shows you that it will be displayed to the licensed offices that have joined the platform, and which documents will reach the office that accepts it. The name of that office is shown to you as soon as it accepts. The office is contractually bound to confidentiality, not to use your data for anything other than your request, and to delete any local copy as soon as the request is completed. We do not sell your data, and we do not use it for advertising without your consent.
Your data and documents, and the backups of your data, are stored inside the Sultanate of Oman with a local hosting provider. We do not transfer your personal data outside Oman except in the case stated in Section 4, in accordance with Article (23) of the Law and its controls, and with regard to the competences of the Cyber Defence Centre.
We erase data as soon as the purpose of processing ends. We keep it after that only in the case of an ongoing dispute or a legal obligation (amended Article 15).
| Data | Retention period | Reason |
|---|---|---|
| Request documents | Deleted automatically as soon as the request is completed | The purpose has ended. If there is an ongoing complaint or dispute, they are kept until it is closed (Article 15/a) |
| Request record without documents | For as long as the account exists | Showing your transaction history |
| Financial records | 10 years following the end of the tax year, even after the account is deleted | Legal obligation (Article 15/b): Article 70 of the Value Added Tax Law issued by Royal Decree No. 121/2020 |
| Audit and security logs | 12 months | Oversight and preservation of digital evidence |
| Location | With the request record, for as long as the account exists | Referring to it when reviewing past requests |
Backups do not include request documents, so no copy of them remains after they are deleted from the system. Our deletion does not cover files on your own device, or what the office has submitted to the government entity, which keeps it under its own systems.
The login code is sent to your phone number via WhatsApp, a service operated by Meta from servers outside Oman. No alternative channel for delivering the code is currently available, so this delivery is necessary for logging in to the app until login through Thiqa is enabled. If you have not enabled app notifications, you will also receive request-status notifications and the payment invoice via WhatsApp, without any documents. Once integration with the National Digital Identity system (Thiqa) is enabled, verification will be done through it, and we will receive from it only the data needed for verification.
If you submit a request on behalf of another person, you must attach proof of your capacity or authorization. If the request concerns a child (anyone under eighteen), it may only be submitted by the child’s guardian or by a person the guardian has authorized in writing, after declaring the guardianship or authorization and attaching proof of it. We process the child’s data only to perform that request (Article 6 of the Personal Data Protection Law).
The platform may use automated processing in some of its operations, such as automatically resetting the request status when a payment fails, and deleting temporarily stored data as soon as its purpose ends, in accordance with the applicable policies, controls and laws. No decisions to accept or reject your request are made through it. You have the right to object to any automated outcome and to request its review by a competent staff member (amended Article 14).
The Company concludes written contracts with offices and service providers that bind them to confidentiality, deletion and audit.
If a breach occurs that threatens the rights of data subjects:
Under the Law, you have the right to:
Requests are submitted in writing, free of charge, to the Data Protection Officer or from within the app. We decide on them within 45 days and give the reason for any refusal. If you believe the processing of your data violates the Law, you have the right to file a complaint with the Ministry of Transport, Communications and Information Technology (Article 12).
You can delete your account from: Settings → Profile → Delete Account. We carry out the deletion after any open request is completed, and we keep only what the law requires us to keep, according to the table in Section 6.
The office that accepts the request performs the service under its licence, and decisions to accept or reject remain with the competent government entity. The Company is responsible for the processing carried out under its control, within the limits established by law. The platform is not automatically connected to the systems of government entities or of the offices, and there is no automated exchange of data with them.
We publish every update with a version number and an effective date. We notify you of material changes through the app before they take effect, and ask for your consent again where the law requires it.